10 مهارت لازم برای مدیریت پروژه های سرمایه گذاری

مدیریت یک پروژه از جمله کارهاییست که به ظاهر پیچیدگی خاصی ندارد، اما نیازمند مهارت هاییست که بدون داشتن آنها چندان نباید به نتیجه گیری آن خوشبین بود. پروژه های سرمایه گذاری هم از این قاعده مستثنی نیستند.

به گزارش بانکی دات آی آر، اطمینان از حصول نتیجه در یک پروژه به ویژه از نوع سرمایه گذاری بدست نمی آید، مگر با داشتن برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت و تامین منابع مالی.
در این گزارش 10 نکته را به شما خواهیم گفت که مهارت شما را در مدیریت پروژه ها افزایش خواهد داد.

1. آشنایی با اصطلاحات مربوط به پروژه

برای هر پروژه و کار تخصصی همیشه اصطلاحات تخصصی وجود دارد و در راه انجام کار ممکن است به اصطلاحاتی برخورد کنید که پیچیده تر و سخت تر از تصور شما باشند. پس توصیه اکید این است که قبل از انجام هر کار تخصصی با اصطلاحات آن آشنایی پیدا کنید.

این آشنایی به شما کمک می کند تا درک عمیق تری از گفت و گو های اطرافیان و کاری که درگیر آن هستید پیدا کنید.

بد نیست بدانید که اصطلاحات خاص می توانند از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشند.

2. برنامه ریزی پروژه
نخستین گام در انجام یک پروژه داشتن برنامه ریزی قوی و کارآمد است. متاسفانه اغلب اوقات شاهد این هستیم که به نخستین و بعضا مهمترین گام یک پروژه توجه لازم نمی شود و پس لرزه های این عدم توجه را به خوبی می توان در مراحل بالاتر انجام پروژه دید.

3. مستندسازی اولیه

برای اینکه در طول مسیر انجام پروژه در زمینه چشم اندازها یا چگونگی اجرای آن دچار مشکل نشوید، پیش از قدم نهادن در مرحله عملیاتی، کار خود را مستند سازی کنید؛ بدین معنا که دامنه و گستره کار خود را مشخص کنید.

با این کار درواقع شکل مستندی به کار خود می دهید، نیازهای پروژه را برآورد می کنید و وظایف هر یک از اعضا را تعیین می نمایید.

4. برآورد زمانی

از آنجایی که هر شروعی، پایانی هم دارد، پروژه شما نیز روزی به پایان خواهد رسید. پس هر یک از وظایف و بخش ها نیز باید در زمان مشخصی به پایان برسند.

برآورد زمانی در واقع یک پیش زمینه ذهنی برای پایان پروژه است و به اعضای تیم کمک می کند تا فعالیت های خود را بهتر با زمان هماهنگ کنند.

برآورد زمانی برای گرفتن قراردادها، تثبیت درآمد و دانستن حاشیه سود نیز مفید است.

5. برآورد و مدیریت هزینه ها

مدیریت هزینه های پروژه به شما این اطمینان را می دهد که همه هزینه های احتمالی پروژه پیش از آغاز کار مورد توجه قرار گرفته است.

نکته مهمتر این که چنین برآوردهایی می تواند به شما کمک کند تا بیش از بودجه تخصیص یافته خرج روی دست خود نگذارید و حساب همه خرج ها را داشته باشید.

6. تقسیم وظایف

انجام یک پروژه زمانی آسان و عملی خواهدبود که ساختار کلی آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. این ساختار وظایف هر کس را بدون هیچگونه وابستگی به شخص خاصی معین می کند، مسوولیت هایی را که هر شخص به دوش خواهد کشید، مشخص می نماید، تکلیف اختصاص منابع را روشن می سازد و نیز به عنوان کنترل کننده پروژه عمل می کند.

7. ماتریکس RACI

منظور از RACI چهار واژه مسوولیت پذیر (Responsible)، پاسخگو (Accountable)، مورد مشورت قرار گرفته (Consulted) و آگاه (Informed) است.

کسی که برای انجام کار تا حصول نتیجه نهایی تلاش می کند، مسوولیت پذیر است. کسی که خود را در قبال صحت و دقت کار مسوول می داند، پاسخگوست. کسی که درباره مسائل و موضوعات پروژه تخصص لازم را دارد، مورد مشورت است و کسانی که در جریان چند و چون و کیفیت کار قرار می گیرند، آگاه هستند.

8. گزارش کار

گزارش پیشرفت پروژه برای آگاهی سهامداران از پیشرفت ها، مشکلات، رسیدن به نقطه عطف، وضعیت بودجه، شناسایی خطرات، کاهش خطرات و ... , ضروری و حیاتی است.

گزارش ها معمولا از سوی مدیران پروژه تهیه و تحویل حامی مالی، سرمایه گذاران، تیم اجرایی و اعضای تیم پروژه می شوند.

9. آمادگی برای مدیریت تغییرات

انتظار ثابت و بدون تغییر ماندن شرایط زمانی و کاری و بودجه کاملا غیر واقع گرایانه است. پس هرگونه تغییر در برنامه ریزی های اولیه امکان پذیر است.

به عنوان مدیر یک پروژه، باید آنقدر توانایی داشته باشید که بتوانید با سعه صدر و به آسانی از پس تغییرات و مشکلات احتمالی ناشی از آن برآیید.

10. مرور پروژه

مرور پروژه به شما خواهد گفت که آیا به اهداف خود دست پیدا کرده اید یا خیر، پروژه چگونه اجرا شده است، از شکست ها چه درس هایی می گیرید و چگونه راه های بهتر را انتخاب کنید.

بنابراین اعتماد به نفس شما برای انجام پروژه های بعدی بیشتر می شود، چون تجربه زیادی به دست آورده اید و اشتباهات گذشته را تکرار نخواهید کرد.