بانکی دات آی آر: مقاله زیبایی در مجله کسب و کار هاروارد وجود دارد که به قلم فردی نظامی نوشته شده است. البته ارزش این مقاله صرفا به شیوایی قلم نویسنده که قبلا در جنگ حضور داشته است، نیست. این مقاله حرف جدیدی درباره نوشتن ایمیل‌های کاری دارد؛ نکاتی که تا به حال هرگز از هیچ متخصص منابع انسانی یا متخصص تولید محتوا نشنیده‌ام. هرچند این متن کوتاه است، اما برای من مفید بود چون حرف تازه‌ای داشت. قبل از صرف یک دقیقه برای خواندنِ متن به این توجه داشته باشید که نکته‌های گفته شده در این متن صرفا برای ایمیل‌های کاری نیست، چه بسا اگر عادت به رعایت کردن این نکات در تمام ایمیل‌هایمان شویم در تصمیم‌گیری‌هایمان هم تامل بیشتری کنیم.
در ایمیل‌های نظامیان معمولا مسائلی چون «پیروزی در ماموریت» یا «شکست در ماموریت» نکات مهم آن ایمیل محسوب می‌شوند. به همین دلیل در عنوانِ ایمیل (Subject) هم، این دو مورد را به صراحت ذکر می‌کنند. اولین کلمه‌هایی که گیرنده‌ی ایمیل می‌بیند، نامِ شما و عنوان ایمیل است. حتما درک می‌کنید که نام‌هایی چون «قوی سیاه»، «نیلوفر آبی»، «تخته سیاه» و اسامی از این دست برای ایمیل مناسب نیستند. بنابراین از توضیح این بخش صرفنظر می‌کنم. بیایید به «عنوان» ایمیل بپردازیم. عنوان ایمیل باید کاملا واضح، هدف ایمیل را توضیح دهد؛ طوری که گیرنده‌ی ایمیل با خواندن آن بداند موضوع نوشته چیست. مثلا در ایمیل‌های نظامی برای نوشته‌ایی که درخواستِ امضای فرمی را دارد، عنوان امضا (Sign) نوشته می‌شود. یا برای درخواست اجازه یا گرفتنِ موافتِ فردِ گیرنده‌ی ایمیل، کلمه «درخواست» (Request) در عنوانِ ایمیل ذکر می‌شود. به این ترتیب فردِ گیرنده قبل از خواندنِ ایمیل درک بهتری از محتوای ایمیل دارد و همین می‌تواند روند رسیدگی به آن ایمیل را سرعت ببخشد. دفعه بعدی که از مدیرتان درخواست وقت مرخصی داشتید می‌توانید در عنوان ایمیل بنویسید: درخواست_ مرخصی. به همین سادگی هدف از ایمیل فرستادن‌تان را مشخص کرده‌اید. یا اگر با شرکتی قرار جلسه داشته باشید می‌توانید در عنوان ایمیل بنویسید: هماهنگی_ وقت جلسه.
یکی از مزیت‌های نوشتن عناون ایمیل در این شیوه، فکر کردن درباره هدف ایمیل است. این شیوه شما را مجبور می‌کند به هدفِ ایمیل‌تان بیشتر توجه کنید. اینکه قبل از نوشتنِ متنِ ایمیل، یا حتی تصمیم گرفتن به نوشتن، به هدفِ کارتان فکر کنید باعث می‌شود خواسته‌تان را بهتر بشناسید. اعتراف می‌کنم بارها برای من پیش آمده است که ایمیلی برای دوستم یا استادم فرستاده‌ام و بعد از فشردن دکمه «ارسال» از کارم پشیمان شده‌ام!
بانکی: سمیرا همتی
