یکی از صنایعی که می‌تواند بهره زیادی از اتوماسیون ببرد، صنعت بانکداری است. در این نوشتار به کاربردها و مزایای اتوماسیون کسب و کار در صنعت بانکی می پردازیم و سپس به اجرای یکی از موفق‌ترین نمونه‌های آن در ایران خواهیم پرداخت.
مزایای اتوماسیون کسب و کار برای صنعت بانکداری
خودکارسازی و اتوماسیون می‌تواند به طرق مختلفی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در بانک‌ها شود. به عنوان مثال برخی از برترین بانک‌های دنیا مانند JPMorgan از ربات‌ها برای پاسخ به درخواست‌های داخلی IT، از جمله بازنشانی رمز عبور کارمندان، استفاده می‌کنند که می‌توانند کار 40 کارمند تمام وقت را انجام دهند. در مثالی دیگر، گروه بانکی استرالیا و نیوزلند، در مقیاس کلان از اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) استفاده می‌کند و بیش از 30 درصد در هزینه سالانه برای فرآیندهایی خاص مانند پرداخت وام مسکن صرفه‌جویی می‌کند.
از جمله مزایای اتوماسیون کسب و کار در صنعت بانکداری عبارتند از:
• اتوماسیون هوشمند می‌تواند توانایی بانک‌ها برای انطباق با مقررات را بیشتر کند
• در صورت پرداخت اشتباه، اتوماسیون هوشمند می‌تواند ضمن هشدار دادن، خطاها را اصلاح کرده و دقت پرداخت‌ها را افزایش دهد
• اتوماسیون می‌تواند عملیات مدیریت وجوه نقد را تسهیل کند.
• خودکارسازی فرآیندهای دستی مربوط به تطبیق فاکتورها و سفارشات خرید
• خودکارسازی پرداخت‌های داخلی/خارجی
• خودکارسازی پرداخت‌های تکرارپذیر جهت نقل و انتقالات
• خودکارسازی مراحل تصویب و اعطای وام
• خودکارسازی فرآیندهای مربوط به انطباق با قوانین مبارزه با پول شویی (AML) و تعیین هویت مشتری (KYC): این دو دو فرآیندی هستند که معمولا زمان‌بر بوده و نیازمند حجم قابل توجهی اطلاعات هستند. هوش مصنوعی می‌تواند انطباق صنعت بانکداری با چنین مقرراتی را با استفاده از خودکارسازی، متحول کند.
• بهبود عملیات‌های بازاریابی: بانک‌ها می‌توانند با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، تصمیمات مربوط به بازاریابی خود مانند هدف‌گذاری هدایای تشویقی و شناخت مشتریان و کانال مناسب برای فروش را خودکارسازی کنند.
نمونه موفق پیاده‌سازی اتوماسیون کسب و کار در بانک ملی
یکی از موفق‌ترین نمونه‌های استفاده از اتوماسیون کسب و کار در صنعت بانکداری ایران، پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون فراگستر در گروه بانک ملی ایران است. این پروژه که از سال ۱۳۹۴ آغاز شد، هم اکنون یکی از بزرگترین پروژ‌ه‌های ملی کشور است و بالغ بر ۶۰٫۰۰۰ کاربر در بیش از ۳۸۰۰ شعبه در داخل و خارج کشور داشته و در تمامی ادارات و شعب بانک ملی در حال بهره‌برداری است.
چالش‌های بانک ملی
بانکداری مانند هر صنعت دیگری ویژگی‌ها و فرآیندهای خاص خودش را دارد. برخی از این فرآیندها، چالش‌هایی هستند که رفع آنها نیازمند اتوماسیون است. برخی از مهم‌ترین چالش‌های بانک ملی عبارت بودند از:
• اصلی‌ترین مشکل بانک ملی در حوزه اتوماسیون اداری، استفاده از نرم‌افزارهای متفاوت در شعب مختلف آن بود. همچنین نیاز به ابزاری داشتند تا بتوانند با استفاده از وب‌سرویس با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده خود، ارتباط برقرار کنند.
• بسیاری از فرآیندها در مجموعه بانک ملی به صورت سنتی با استفاده از کاغذ انجام می‌گرفت. بنابراین حذف کاغذ از فرآیندهای سازمان برای بانک ملی مهم و ضروری بود.
• از چالش‌های اصلی بانک ملی کنترل و مدیریت هزینه‌های مربوط به حجم زیاد کاغذها و همینطور نگهداری و سیستم‌های پراکنده بود.
• سرعت انجام کارها به صورت دستی بسیار پایین بود.
• حجم نامه‌نگاری‌ها و فرآیندهای روزانه این سازمان بسیار زیاد بود و بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون قابلیت پردازش این حجم از اطلاعات را نداشتند.
• نیاز به یک نرم افزار تحت وب بود تا لزومی به نصب نرم افزار روی بیش از 30 هزار کلاینت نباشد.
با توجه به این چالش‌ها بانک ملی ایران برای انتخاب یک راهکار اتوماسیون، نرم افزارهای اتوماسیون ایرانی را از نظر فنی رتبه‌بندی کرد. در نهایت با توجه به امتیازات فنی و پیشنهادات ارایه شده در مناقصه، نرم افزار اتوماسیون کسب و کار شرکت فراگستر را انتخاب کرد. سیستم‌های ارایه شده به بانک ملی در این پروژه شامل نسخه 6 اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستم فرم‌ساز، مدیریت فرآیندها، مدیریت فاکس و چند سازمانی است و تغییرات زیادی متناسب با نیاز بانک ملی از سوی فراگستر ارایه شد.
مزیت‌های اتوماسیون فراگستر برای بانک ملی
از اولین نتایج پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در بانک ملی ایران می‌توان به کاهش بسیار بالای هزینه‌های اداری و صرفه‌جویی ۶ میلیارد تومانی هزینه‌ها در دو بخش کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه نیروی انسانی در یک بازه ۶ ماهه پس از استقرار فاز دو سامانه اشاره کرد.
تا پیش از راه‌اندازی این سامانه، اتوماسیون در برخی از ادارات این بانک بصورت مجزا از یکدیگر صورت می‌گرفت. با یکپارچه‌سازی سیستم‌های مورد استفاده در شعب و ادارات این بانک، ظرف مدت کوتاهی موج تحولات عظیمی در سرویس‌دهی به مشتریان، سرعت برقراری ارتباط میان کلیه اداره‌های و شعب این بانک در سراسر کشور حاصل شد.
برخی از سایر مزیت‌های مهم سامانه اتوماسیون فراگستر برای مجموعه عظیم بانک ملی ایران:
• متمرکز بودن این سامانه باعث افزایش سرعت و کاهش هزینه‌های عملیاتی بانک ملی شد.
• کاربرپسندی و راحتی کار با نرم افزار فراگستر باعث پذیرش سریع آن توسط سازمان شد. ویژگی‌هایی مانند تصویری بودن گزینه‌ها و امکان تعریف ارجاع سریع نیز باعث افزایش یادگیری و سرعت استفاده از آن شد.
• تحت وب بودن و امنیت بالای این سامانه، از مزیت‌های مهم مورد نیاز بانک ملی بود.
• قابلیت نگهداری داده‌های بزرگ (Big data) و بازیابی اطلاعات قدیمی از مزیت های دیگری بود که دسترسی به سوابق و ارجاعات را تسهیل کرد. این مساله پی‌گیری دقیق وضعیت نامه‌های جاری و نحوه عملکرد کارکنان را نیز ممکن کرد.
• قابلیت دوامضایی باعث افزایش سرعت کار در بانک ملی شد.
• سرعت نرم افزار و کارایی سامانه فراگستر، نیاز بانک ملی را در کل کشور برطرف کرد.
• پشتیبانی سامانه اتوماسیون فراگستر از وب‌سرویس، امکان اتصال به بسیاری از سازمان‌های دیگر مانند ثبت احوال و ثبت اسناد را برای بانک ملی فراهم کرد.
• در نهایت مدیریت فرآیندها از مرخصی و ماموریت گرفته تا فرآیندهای پیچیده‌ای مانند تایید تسهیلات، به افزایش شفافیت و سرعت در انجام امور کمک بسیاری کرد.
جمع‌بندی
امروزه اتوماسیون کانون توجه شدید صنعت بانکداری جهانی است. بسیاری از بانک‌ها به امید دستیابی به بهره‌وری بیشتر، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بهبود تجربیات مشتریان، به دنبال به کارگیری آخرین فناوری‌های اتوماسیون هستند. راهکارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها می‌تواند به بانک‌ها و سازمان‌های مختلف اجازه دهد تا بسیاری از فرآیندهای خود را خودکارسازی کرده و بهره‌وری را بیش از پیش افزایش دهند.
همانطور که اشاره شد، شرکت فراگستر به عنوان شرکتی پیشرو در حوزه اتوماسیون، نقش مهمی در ساماندهی امور اداری داخلی و خارجی بانک ملی ایران ایفا نمود. این شرکت با سابقه 20 ساله در این حوزه و تجربه در پیاده سازی اتوماسیون در صنوف مختلف مایه افتخار ملی است. شما می توانید برای اطلاعات بیشتر در خصوص اتوماسیون اداری فراگستر از www.faragostar.net/automation/اقدام کنید.
