مباحث مدیریتی بسیاری در زمینه بالا بردن کارایی و بازدهی کارمندان در محیط کار ، تحصیل و فعالیت های دیگر مطرح شده است. اساس این مباحث بر روی شناختی است که از انسان ، این موجود بسیار پیچیده، به دست آمده است. برای پیشرفت در زمینه شناخت انسان و درک زوایای پنهان برای مدیریت بهتر، رشته ی تحصیلی جداگانه در دانشگاه های معتبر ایجاد شده است و تا سطح دکترا برای آن ارزش تحصیلی و مطالعه قائل شده اند. ژاپن به عنوان یکی از موفق ترین کشورها در زمینه مدیریت منابع انسانی خود و نه منابع مادی ای که از آن چندان بهره ای نبرده است در این زمینه بسیار پیشرفت کرده است.
از یک سو این که تاچه حد یک مدیر، شما و سایر همکارانتان را برای ایجاد فضای مناسبی در کار بشناسد ، و از سوی دیگر میزان شناختی که شما از خود داشته و نسبت به آن با خود رو راست باشید ثقل توجه در امر پیشرفت و بالابردن بازدهی در کار است. اعم از این که خود مدیر باشید و یا کارمند، این مهم است که بیش از همه خود را بشناسید. موفق ترین مدیران کسانی هستند که ابتدا خود را شناخته و سپس دیگران را درک کنند. موفق ترین کارمندان کسانی هستند که خود را شناخته و با این شناخت به درک متقابل و برقراری ارتباط با کارشان پرداخته اند.
اما حقیقتا این شناخت به همین راحتی است که از آن یاد می شود و خودشناسی امری ساده انگارنه می تواند باشد؟ حقیقتا این طور نیست.
در ادامه تلاش می شود با فرض بر این که این شناخت بین کار و حرفه شما و خود شما حاصل شده است ، راه حل هایی ارائه شود که به وسیله آن بازده در کارتان را با کمک آن ها بالاتر ببرید. این که توقع این امر تنها از مدیریت کل باشد و هر فرد مدیریت رفتار خود را فراموش کند، توقعی نا به جا است.
کار های بزرگ و سنگین نیازمند سبک کاری کارآمد هستند و در صورتی که خستگی و ناکارآمدی در کار استمرار داشته باشد به هنگام بروز مشکلات ارائه راه حل مناسب سخت خواهد بود.
بدین ترتیب پیشنهاد می شود:
نسبت به رویکرد کار خود حساس و هوشیار باشید
برای آن که مطمئن شوید رویکرد شما نسبت به کارتان درست است آن را قدم به قدم بررسی کنید. در این کار می توانید از کسانی که از بیرون شاهد کار شما هستند نیز درخواست کنید به بررسی عمومی کار شما بپردازند. راه کارها و نحوه انجام کار خود و به طور کل رویکردهای کاری دیگر را مدنظر قرار دهید و اگر راه بهتری بود آن را برگزیده و یا نسبت به تقویت راه کار قبلی اقدام کنید.
بازیابی اطلاعات
دسترسی و بازیابی اطلاعات یکی از کارهای لازم برای هر کارمند است. متاسفانه بی دقتی نسبت به این موضوع می تواند مشکل ساز باشد. هر فرد نظم در کار و دسترسی به اطلاعات کاری خود را برای صرفه جویی در زمان و مهمتر از آن انرژی خود باید در نظر داشته باشد. مطمئنا همین مورد یکی از مهم ترین اقدامات برای افزایش بازدهی است.
بهره برداری درست از زمان
تلاش کنید از هر دقیقه کارتان به بهترین شکل ممکن بهره ببرید:
مثلا فرض کنید جلسه کاری مهمی در پیش دارید. خلاصه ای از مدارک و کارها را در اختیار داشته باشید و تا قبل از شروع جلسه کاری و دیدارتان آن ها را مرور کنید تا بتوانید نتیجه لازم را از جلسه مورد نظر بگیرید.
یا در صورتی که سفر کاری در پیش دارید از زمان هایی که در پرواز هستید و یا سوار وسیله ای برای رسیدن به مقصد می باشید برنامه ریزی کرده و مطالب لازم برای انجام ماموریت خود را مرور کنید.
سعی کنید در این مواقع نحوه انجام مسافرت خود را طوری انتخاب کنید که به شما امکان مطالعه در حین سفر را بدهد.
از همه دقایق خود نهایت بهره را ببرید. از زمانی که کامپیوتر شخصیتان در سر کار روشن شده و در حال بالا آمدن است، فکسی در حال دریافت است و …مثلا می توانید دراین مواقع سایر کارهای خود را لیست کنید تا کاری را از جا نیانداخته و بی جهت فراموش نکنید.
کاهش اتفاقاتی که باعث وقفه در کار می شود
درخواست های ناخواسته و کارهای غیر منتظره گاهی می تواند یک روز کاری انسان را به کناری بزند و آن را خراب کند. باید سعی کرد این مسائل را تا حد ممکن بررسی کرد و از میزان آن کاست. فرض کنید که همکاری دارید که بی توجه به میزان کار شما، باعث می شود که تمرکز شما به هم خورده و شما را از روند کارتان دور کند. اگر هم به او پاسخ ندهید موجبات گلایه و ناراحتی برای او فراهم شود. باید علت به وجود آمدن چنین مسائلی را بررسی کنید. مثلا اگر خود باعث شده اید که چنین توقعی ایجاد شود می بایست ، سعی کنید با عمل و رفتار خود این دید را تغییر دهید و به همکاران خود اینطور نشان دهید که در زمان هایی که مشغول کار هستید نمی تواند همیشه پاسخگو باشید ولی در اسرع وقت به سوال و کار آن ها نیز رسیدگی می کنید.
طرح سوال از خود برای ایجاد توانایی و بهره وری بیشتر
آیا شما مجبورید چندین کار را با هم انجام داده و به خاطر آن تمرکز در هر کار را از دست می دهید؟ برای مرتب کردن این کارها چه برنامه ای دارید؟ آیا لازم نیست برخی از آنان را تفویض کنید؟
آیا از سیستم های فناوری و تکنولوژی روز برای پیشبرد کارهای خود بهره می برید.و یا به دلیل عدم صبوری و بی حوصلگی برای فراگیری آنان متوصل به روش های سنتی هستید؟
در واگذاری کارها به دیگران ناکام بوده اید و یا خیر؟ آیا بدین دلیل نبوده که خود به سختی توانسته اید از انجام درست آن ها اطمینان حاصل کنید و به کار خود و دیگران اطمینان کنید؟
و بسیاری سوال دیگر که هر یک می تواند در زمینه کار خودتان شخصی تر و فنی تر شود.
