10 نکته مهم برای ارسال یک ایمیل موثر

امروزه پست الکترونیک یا ایمیل پرکابرد ترین نمود استفاده از اینترنت در دنیاست. اگر از پست الکترونیک به درستی استفاده شود می تواند برقراری ارتباط بین افراد دور و نزدیک را به شدت تسهيل کند. و اگر از آن به درستی استفاده نشود ممکن است بیش از آنکه مفید باشد ایجاد مشکل نماید. می توانید از نکاتی که در این مقاله آمده است استفاده کنید تا تجربه خوبی از ایمیل های خود داشته باشید و به این طریق فرصت های جدیدی بدست آورید.

۱.متن نامه الکترونیک خود را کوتاه نگه دارید.

ایمیل هایی که متن کوتاهی دارند شانس بیشتری برای خوانده شدن دارند. اگر مجبورید متنی طولانی در ایمیل خود بگنجانید آن را در متن ایمیل خود نیاورید بلکه فقط خلاصه ای کوتاه بنویسید و اصل نامه را به صورت فایلی مستقل به آن الصاق کنید یا به اصطلاح آن فایل را attach کنید.

۲. مطمئن شوید پیغام شما در مقصد قابل خواندن است.

وقتی که فایلی را برای کسی می فرستید نباید حجم آن خیلی زیاد باشد همچنین باید فرمتی داشته باشد که برای خواننده پیغام و در کامپیوتر او قابل خواندن باشد. اگر از نرم افزاری با نسخه جدید استفاده می کنید ممکن است این نرم افزار برای کسی که از نسخه قدیمی تر آن استفاده می کند قابل خواندن نباشد.

۳. ایمیل های ناخوانده را به حداقل برسانید.

وقتی که می خواهید ایمیلی برای کسی بفرستید که منتظر آن نیست یا حتی ممکن است به دریافت آن هم علاقه مند نباشد خوب به فرستادن آن فکر کنید. اگر واقعا باید این کار را انجام دهید سعی کنید ایمیلی بفرستید که دریافت کننده اش چیز مفیدی در آن پیدا کند.

۴. موضوع ایمیل را شفاف و توصیفی بنویسید.

معمولا بیشتر کاربران فقط به موضوع و فرستنده ایمیل دریافتی توجه می کنند. تفاوت ایمیلی که خوانده می شود با ایمیلی که به آن توجه نمی شود در موضوع آن است.

۵. دیکته و قواعد نگارش را رعایت نمایید

ایمیلی که در آن غلط املایی وجود دارد یا قواعد نگارشی رعایت نشده است تاثیری منفی در خواننده ایجاد می کند.

۶. تا حد امکان تعداد دریافت کنندگان را محدود کنید.

ایمیلی که در قسمت Cc يا To تعداد زیادی آدرس ایمیل داشته باشد در مقایسه با ایمیلی که به صورت اختصاصی ارسال شده است کمتر مورد توجه قرار می گیرد. بخصوص برای ایمیل های کاری این نکته بسیار مهم است.

۷. به حریم خصوصی صاحب ایمیل احترام بگذارید.

وقتی که به چند نفر ایمیل می فرستید همه ایمیل ها را در قسمت To و Cc قرار ندهید چون افرادی که ایمیل شما را دریافت می کنند لازم نیست از ایمیل دیگر دریافت کنندگان با خبر شوند. برای این منظور باید این ایمیل ها را در قسمت Bc قرار دهید.

۸. فرض کنید ایمیل را برای کسی می فرستید که او را نمی شناسید.

هر کسی که ایمیل را از شما دریافت می کند ممکن است آن را برای دیگران فوروارد کند،بدون اینکه شما متوجه شوید. بنابراين اگر محتویات ایمیل بدست کسی بیفتد باعث آشفتگی شما خواهد شد.بهتر است آنرا حتی برای یک دوست مطمئن هم نفرستید و در محتویات آن بیشتر دقت کنید. به این ترتیب از سوء استفاده های احتمالی هم جلوگیری می کنید.

۹. مطمئن شوید دریافت کننده ایمیل هویت شما را شناخته است.

وقتی که برای کسی که او را نمی شناسید یا به خوبی نمی شناسید ایمیل می فرستید،ممطمئن شوید که گیرنده می تواند هویت شما را تشخیص دهد و مشخص کنید چگونه درباره او اطلاعات بدست آورده اید و چه دلیلی وجود دارد که آن فرد جواب شما را بدهد. باید در موضوع ایمیل و جملات اول متن ایمیل این اطلاعات را مشخص نمایید. در غیر این صورت ایمیل شما بدون اینکه خوانده شود،پاک میشود.

۱۰. از متن ساده در ایمیل استفاده کنید.

هر چند بعضی از نرم افزار های ایمیل قابلیت خواندن کد های HTML را دارند اما همه نرم افزار ها این توانایی را ندارند. به عبارت دیگر اگر از متن ساده استفاده کنید تا هر کسی به راحتی بتواند پیغام شما را بخواند.

تهيه و ترجمه: علی یزدی مقدم

منبع:یادبگیر دات کام