در بخشنامه معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور تاکید شده است که با توجه به لزوم استفاده از فناوری های جدید، هریک از مراحل این بخشنامه می توانند به صورت الکترونیکی اجرا شوند
معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور به استناد ماده ۲۰ دستورالعمل نحوه برگزاری امتحان عمومی و تخصصی، شیوه نامه برگزاری امتحانات و مسابقات استخدامی را ابلاغ کرد.
بر اساس این شیوه نامه، برگزاری امتحان یا مسابقه در ستاد دستگاه اجرایی با نظارت معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و در واحد‌های استانی دستگاه های اجرایی توسط معاونت پشتیبانی و توسعه منابع انسانی استانداری ها انجام خواهد شد .
مراحل اجرایی امتحان یا مسابقه استخدامی در این بخشنامه در ۲۱ بند تشریح شده است که پنج بخش نخست آن شامل، تکمیل برگ تعیین مشخصات شغل و تنظیم پیش نویست آگهی استخدامی و ارسال آن به معاونت توسعه مدیریت برای اخذ تاییدیه براساس نمونه ارائه شده، ارسال تصویر پیش نویس آگهی استخدامی تایید شده به بنیاد شهید و امور ایثارگران برای معرفی فرزندان شاهد واجد شرایط به دستگاه اجرایی، انتخاب فرزندان شاهد واجد شرایط در حد سهمیه تعیین شده و ارسال گزارش جذب آنها به بنیاد شهید و امور ایثارگران، انتشار آگهی استخدام و تشکیل کمیته ای به منظور نظارت بر اجرای دقیق مراحل امتحان یا مسابقه استخدامی در چارچوب دستورالعمل نحوه برگزاری امتحان عمومی و تخصصی خواهد بود.
بر اساس این بخشنامه، برای برگزاری امتحان یا مسابقه استخدامی کمیته ای با عضویت معاون ثابت دستگاه اجرایی به عنوان رئیس کمیته، مدیر کل امور اداری یا مدیر واحد مرتبط به عنوان دبیر کمیته، نماینده واحد حراست، مسئول کارگزینی، مسئول آموزش، نماینده واحد گزینش و نماینده واحد رسیدگی به شکایات تشکیل می شود.
این کمیته که با هدف نظارت بر اجرای دقیق مراحل امتحان یا مسابقه استخدامی در چارچوب دستور العمل نحوه برگزاری امتحان عمومی و تخصصی تشکیل می شود وظایفی چون رسیدگی به مغایرت‌های خاص در هنگام ثبت نام، بررسی و پاسخگویی به شکایات داوطلبان، تهیه گزارش تخلفات احتمالی برای مراجع ذیربط، تهیه و تنظیم گزارش نهایی مراحل مختلف امتحان یا مسابقه استخدامی، نظارت بر رعایت استاندارد‌های محل برگزاری امتحان یا مسابقه استخدامی، نظارت بر فرآیند استخراج نتایج امتحان یا مسابقه استخدامی و نظارت بر رعایت اصل محرمانه بودن سوالات ،پاسخنامه‌ها و رعایت اصول حفاظتی در تمامی مراحل امتحان یا مسابقه استخدامی تا اعلام نتایج نهایی آزمون را عهده دار است.
دریافت مدارک ثبت نامی داوطلبان استخدام و تشکیل پرونده و درج شماره پرونده با اقلام اطلاعاتی نمونه پیوست به صورت الکترونیکی در محیط بانک اطلاعاتی اکسس، بررسی مدارک و اعلام مغایرت‌های احتمالی به کمیته، تخصیص شماره واحد برای هر داوطلب واجد شرایط برای درج آن بر روی کارت ورود به جلسه، صندلی و پاسخنامه، صدور کارت ورود به جلسه برای داوطلبان واجد شرایط و آماده سازی محل برگزاری امتحان یا مسابقه استخدامی از نظر چیدمان صندلی ها، نور، گرمایش و سرمایش، سیستم های صوتی و درج راهنمای دسترسی در معابر ورودی محل آزمون از دیگر مراحل برگزاری آزمون استخدام است.
براساس این شیوه نامه دریافت سوالات عمومی از معاونت توسعه مدیریت و تکثیر آن با رعایت حفاظت های لازم، تهیه سوالات تخصصی با استفاده از افراد متخصص در هر رشته شغلی و تکثیر آن با رعایت حفاظت‌های لازم، برگزاری امتحان یا مسابقه استخدامی با استفاده از نیروی انسانی مناسب و کافی (مراقبین، ناظرین، رابطین و خدمات)، تنظیم صورتجلسه با تعیین تعداد حاضرین و شماره داوطلبین غایب در پایان برگزاری امتحان یا مسابقه استخدامی، پلمپ پاسخنامه‌ها و تحویل آن به نماینده حراست، بازگشایی و قرائت پاسخنامه‌ها و کلید‌ها به صورت الکترونیکی در حضور نماینده حراست هر دستگاه، تصحیح، بررسی و استخراج نتایج امتحان یا مسابقه استخدامی با رعایت ضوابط و اولویت‌های قانونی، ارسال نتایج کل داوطلبان حاضر به همراه فهرست‌پذیرفته شدگان 1.5 یا 3 برابر حسب مورد در لوح فشرده برای تایید معاونت توسعه مدیریت در محیط بانک اطلاعاتی اکسس و اعلام نتایج تایید شده در سامانه امتحان یا مسابقه استخدامی و دعوت از پذیرفته شدگان برای مصاحبه تخصصی آزمون عملی یا گزینش حسب مورد نیز بندهای دیگر فرآیند برگزاری امتحاتات و مسابقات استخدامی خواهد بود.
در صورتی که دستگاه اجرایی بخواهد علاوه بر امتحان تخصصی نسبت به برگزاری مصاحبه تخصصی یا آزمون عملی اقدام کند، باید چهار مرحله شامل: برگزاری مصاحبه تخصصی یا آزمون عملی با شاخص های تعیین شده توسط کمیته‌ای متشکلف از افراد متخصص موضوعی ، ارسال نتایج به تفکیک قبول شدگان نهایی و افراد ذخیره برای تایید به معاونت توسعه مدیریت، اعلام نتایج تایید شده در سامانه امتحان یا مسابقه استخدامی و دعوت از پذیرفته شدگان برای شرکت در فرآیند گزینش را برنامه ریزی و اجرا کند.
در بخشنامه معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور تاکید شده است که با توجه به لزوم استفاده از فناوری های جدید، هریک از مراحل فوق را می توانند به صورت الکترونیکی اجرا کنند.
همچنین برگزاری آزمون توسط استانداری ها برای جذب نیرو در دستگاه های اجرایی استان با رعایت بندهای این شیوه نامه بلامانع است.
البته در این بخشنامه از استانداری ها خواسته شده است تا حتی الامکان نیاز‌های نیروی انسانی دستگاه‌های اجرایی استانی را از طریق جابجایی و انتقال؛ تامین و منحصراً در صورت عدم تامین نیاز‌ها از طریق مذکور، مجوز استخدامی نیروی جدید صادر کنند.
استانداری ها همچنین باید پیش نویس آگهی استخدام را از محل مجوزهایی که بر اساس سهمیه های تخصیص یافته، صادر و تامین اعتبار شده است، تنظیم و برای تایید به معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور ارسال کنند .
در بند دیگری از این بخشنامه آمده است: هر آگهی مشتمل بر حداقل 10 دستگاه اجرایی یا 100 نفر و برای استان های آذربایجان غربی، ایلام، اردبیل، بوشهر، خراسان جنوبی، خراسان شمالی، خوزستان، چهار محال بختیاری، سیستان و بلوچستان، کردستان، کهگیلویه و بویر احمد و هرمزگان 5 دستگاه یا 50 نفر باشد.
کمیته استانی ناظر بر نحوه برگزاری امتحانات و مسابقات استخدامی شامل معاون پشتیبانی و توسعه منابع انسانی استانداری به عناون رئیس کمیته، مدیر کل منابع انسانی و تحول اداری استانداری به عنوان دبیر کمیته، نماینده واحد حراست استانداری، یک نفر از مسئولین کارگزینی هر یک از دستگاه‌های اجرایی شرکت کننده در آزمون و نماینده واحد رسیگی به شکایات خواهد بود.
معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور بر عملکرد و حسن اجرایی کلیه امور این شیوه نامه نظارت خواهد کرد.
این بخشنامه از سوی لطف الله فروزنده دهکردی به همه دستگاه های اجرایی مشمول قانون مدیریت خدمات کشوری در تاریخ ۸۹/۲/۱۸ ابلاغ شده است.
